Un rapport d’activité, ça se lit aussi

Un rapport d’activité dort souvent sur une étagère. Des dizaines de pages, des graphiques qui piquent les yeux, des tableaux remplis de chiffres nébuleux, un mot de la présidente qui ne l’a pas forcément écrit elle-même et puis… plus rien jusqu’à l’année suivante. Le rapport rédigé juste pour cocher une case finit par ressembler à la case elle-même.

Un rapport oui, mais pour qui ?

Pourtant, quelqu’un le lit, ce rapport. Le chargé de mission d’une collectivité le lit pour décider d’une subvention. Le partenaire privé le lit pour savoir où va son argent. Le jury d’un marché public le lit pour départager deux candidats. Tous veulent la même chose : comprendre une structure en quelques pages, de la manière la plus simple possible.

J’ai dit lire, mais le terme est exagéré. Imaginez ce chargé de mission, cette entreprise qui veut savoir où elle peut mettre ses billes. Ils ne lisent pas votre rapport en long, en large et en travers. Ils le survolent. Alors les rapports à rallonge qui ne parlent qu’aux initiés, vous oubliez, synthétisez. Synthétiser, ce n’est pas une règle, c’est la base du plateau de jeu. 

3 règles tirées de mon expérience.

Depuis 2020, je rédige les rapports d’activité de L’Atelier Remuménage, entreprise d’insertion bordelaise spécialisée dans la logistique solidaire. Le principe tient en quelques règles toute simples.

Montrer les chiffres, sans les laisser seuls. Un chiffre sans contexte ne dit rien, un chiffre accompagné d’une mise en contexte donne du sens à sa présence. La personne qui lit votre rapport ne doit pas faire les connexions à votre place, elles doivent être évidentes.

Raconter l’année, avec ses temps forts. Un déménagement en résidence, une opération de fret fluvial, un salarié qui prend sa place dans l’équipe. Ces scènes donnent un visage humain à l’activité et racontent une histoire, la vôtre. 

Ne pas cacher ce qui a moins bien marché. C’est aussi ça la vie d’une structure. Un rapport qui ne parle que de réussites inquiète le lecteur averti. Celui qui mentionne un échec et la manière d’en tirer parti inspire confiance. 2020, par exemple, fut une année difficile pour la logistique, avec ses différents confinements. Évoquer la nécessaire adaptation des équipes donne au rapport une couleur naturelle.

Un regard extérieur, un coup de projecteur

Dans une structure, on vit son activité au quotidien, parfois trop pour la résumer. Parfois trop intensément pour avoir la nécessaire objectivité au moment de rédiger son rapport d’activité. L’œil d’un rédacteur extérieur change la donne. Il pose à la structure les questions que le lecteur posera, il coupe le jargon et les répétitions, il repère la phrase que personne n’avait pensé à écrire.

Sans aller jusqu’à considérer l’écriture d’un rapport comme celle d’un dossier d’investigation, j’applique à cette rédaction la même logique qui me guidait dans le journalisme. Beaucoup de rigueur et chaque thématique considérée comme un sujet à développer. Prendre chaque thématique comme un article, cela permet de développer : témoignages clients, expérience des équipes, tout cela donne au texte et à chaque rapport une couleur unique.

Car le résultat doit servir bien au-delà de l’archive, devenir un outil de dialogue avec les partenaires économiques. Et le critère principal à prendre en compte nonobstant l’objectivité, c’est la lisibilité. Avant de boucler le prochain, une question : qui va le lire, et que doit-il en retenir ?

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Je suis Dominique, je rédige du contenu pour les entreprises et les associations et je lis vos rapports en entier.